Una bona reclamació no és necessàriament la més llarga. És la que explica clarament què ha passat, quan ha passat, qui hi intervé, quines dades personals hi ha implicades i quina documentació ho acredita.
L’APDCAT és l’autoritat catalana de protecció de dades. Pot intervenir, entre altres casos, quan el tractament de dades correspon a la Generalitat, un ajuntament o ens local, una institució pública catalana, una universitat del sistema universitari català o una entitat privada que presta un servei públic o exerceix funcions públiques.
Quan l’assumpte no entra dins del seu àmbit d’actuació, la reclamació o denúncia es pot traslladar a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades. Per tant, no sempre cal tenir clar des del primer moment quina de les dues autoritats és competent.
L’APDCAT és l’autoritat catalana de protecció de dades. Pot intervenir, entre altres casos, quan el tractament de dades correspon a la Generalitat, un ajuntament o ens local, una institució pública catalana, una universitat del sistema universitari català o una entitat privada que presta un servei públic o exerceix funcions públiques.
Quan l’assumpte no entra dins del seu àmbit d’actuació, la reclamació o denúncia es pot traslladar a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades. Per tant, no sempre cal tenir clar des del primer moment quina de les dues autoritats és competent.
Tot i que sovint utilitzem la paraula «reclamar» de manera general, davant l’APDCAT hi ha dues vies principals.
Aquesta via serveix quan has exercit un dret de protecció de dades davant d’una entitat i:
Pot tractar-se, per exemple, d’una sol·licitud d’accés a les teves dades, de rectificació d’informació incorrecta, de supressió, d’oposició o de limitació del tractament.
Per poder presentar aquesta reclamació, primer cal haver exercit el dret davant del responsable del tractament i conservar tant la sol·licitud enviada com la resposta rebuda, si n’hi ha.
La denúncia serveix per comunicar uns fets que podrien vulnerar la normativa de protecció de dades.
Per exemple:
En aquest cas, no es reclama necessàriament la resposta a un dret exercit anteriorment. El que es demana és que l’Autoritat examini uns fets i valori si hi pot haver un incompliment.
Si demanes que una entitat respongui una sol·licitud teva, probablement parlem d’una tutela de drets. Si comuniques una actuació que consideres irregular, probablement parlem d’una denúncia.
Abans d’iniciar el tràmit, convé ordenar bé què ha passat.
En alguns casos, el problema es pot aclarir contactant amb l’entitat responsable o amb el seu delegat o delegada de protecció de dades. En una reclamació de tutela, haver exercit prèviament el dret davant del responsable és un requisit. En una denúncia general no sempre és obligatori haver reclamat abans, però haver demanat explicacions pot ajudar a entendre els fets i a obtenir una resposta per escrit.
Intenta identificar:
No cal començar citant articles de lleis ni utilitzar un llenguatge jurídic. Primer cal que els fets s’entenguin.
Una explicació ordenada facilita molt la lectura.
Pots començar amb una introducció breu i continuar amb els fets per dates:
Una reclamació clara no és la que acumula més informació, sinó la que permet entendre els fets sense haver de reconstruir-los entre desenes de documents.
La documentació dependrà de cada cas. Poden ser útils:
Les captures haurien de permetre entendre d’on provenen i, quan sigui possible, mostrar la data, l’adreça web, el remitent o el context. Una captura molt retallada pot perdre informació important.
Quan hi ha molts documents, és útil numerar-los i fer-hi referència dins de l’explicació:
«S’adjunta com a document 3 el correu enviat el 14 de març i com a document 4 la resposta de l’entitat.»
També convé evitar aportar dades personals de terceres persones que no siguin necessàries per entendre el cas.
La reclamació o denúncia es pot presentar electrònicament a través de la seu de l’APDCAT. Les persones que no estan obligades a relacionar-se electrònicament amb l’Administració també poden utilitzar altres vies, com el registre presencial, el correu postal o els canals de registre administratiu admesos.
La presentació del tràmit és gratuïta. L’escrit ha d’estar signat i, si actues en representació d’una altra persona, cal acreditar aquesta representació.
En una reclamació de tutela, l’APDCAT comprova si el dret s’ha atès correctament i determina si la reclamació és procedent o no. El tràmit oficial estableix, amb caràcter general, un termini de sis mesos per resoldre i notificar.
En una denúncia, l’Àrea d’Inspecció pot obrir una fase d’investigació. Si troba indicis d’infracció, pot iniciar el procediment corresponent. Si considera que no hi ha indicis suficients, pot arxivar les actuacions. Aquest tipus de denúncia no té un termini tancat de resolució, però el resultat de les actuacions s’ha de comunicar a la persona denunciant.
Durant la tramitació, l’Autoritat pot demanar informació a l’entitat afectada o requerir documentació addicional. Per això és important conservar el número d’expedient i comunicar qualsevol fet nou que estigui directament relacionat amb el cas.
Si després de presentar la reclamació apareixen nous documents o es produeixen fets relacionats, es pot fer una aportació de documentació indicant el número d’expedient.
No cal enviar repetidament la mateixa informació. És preferible aportar només allò que sigui nou, explicar per què és rellevant i relacionar-ho amb els fets ja comunicats. L’APDCAT també indica que es pot utilitzar aquest tràmit per consultar l’estat d’un expedient; si encara no se’n coneix el número, es pot presentar una instància genèrica.
Una reclamació pot resultar difícil d’entendre quan:
No cal amagar el context, però sí separar-lo del fet concret que es vol que l’Autoritat examini.
Explica el context necessari, descriu els fets de manera ordenada i deixa que la documentació sostingui el que afirmes.
